POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y/O SENSIBLES MAXXILLANTAS S.A.
PRINCIPIOS EMPRESARIALES DE PRIVACIDAD
MAXXILLANTAS S.A. en cumplimento con la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013
y, en función de salvaguardar los derechos fundamentales del ejercicio del habeas data, la intimidad personal, familiar, libertad de información y el buen nombre, implementa para su cumplimiento obligatorio e integral por parte de los colaboradores de la organización las políticas de protección de datos personales y/o sensibles.
INTEGRIDAD
MAXXILLANTAS S.A. se regirá siempre bajo los marcos éticos de la Organización, promoviendo la salvaguarda de los derechos humanos, en especial aquellos que tienen relación con la protección a la intimidad, el ejercicio del habeas data y la libertad de información.
CONFIDENCIALIDAD
MAXXILLANTAS S.A. y todas las personas de carácter natural, jurídicas públicas o privadas en relación a las actividades comerciales, administrativas y laborales que intervengan en el tratamiento de datos personales y/o sensibles están obligados a garantizar la reserva de la información. Excepto en los casos en que la información sea de naturaleza pública o para desarrollar actividades de la misma naturaleza y sólo para los casos en los cuales sea autorizado por el responsable del tratamiento. (Véase acuerdo de confidencialidad autorización para el tratamiento de datos personales y aviso de privacidad).
PRINCIPIO DE LIBERTAD
La información de carácter personal y/o sensible estará siempre sujetos a revisión, modificación, cancelación y exclusión de las bases de datos de MAXXILLANTAS S.A. Por parte de los usuarios o cuando la organización advierta que se está violando o se encuentra en peligro algún derecho fundamental del titular; excepto en los casos en que la información sea objeto de un trámite de naturaleza pública.
LEGALIDAD
El tratamiento de la información cuando la organización ostente calidad de responsable o encargado, estará sujeto a lo consagrado en la Constitución Política, ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Norma Técnica Colombiana (N.T.C.), ISO 27000 y demás normas nacionales e internacionales que regulen la protección de datos personales y/o sensibles.
CONSENTIMIENTO INFORMADO
El tratamiento de la información sólo podrá realizarse por consentimiento previo, expreso e informado del titular, para lo cual el responsable de la información deberá certificar dicho consentimiento por medio del AVISO DE PRIVACIDAD.
Esto no aplicará cuando se trate de información personal y/o sensible referente a menores de edad en relación con actividades de naturaleza pública, para lo cual no se requerirá contar con el consentimiento del titular de la información en ningún momento del tratamiento de la misma.
FINALIDAD DEL DATO
El tratamiento de la información personal y/o sensible deberá obedecer una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular por parte de MAXXILLANTAS S.A. en los casos que sea responsable de la información y, por el responsable de la información en los casos que la organización este a cargo de la misma, lo cual deberá constar según los soportes como acuerdo de confidencialidad autorización para el tratamiento de datos personales y aviso de privacidad).
CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO
La información personal y/o sensible de la cual Tanques del Nordeste es responsable debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En los casos en que MAXXILLANTAS S.A. sea encargada de la información es obligación del responsable certificar que los datos cumplen con dichas condiciones. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. (La Alta Gerencia establece como responsable de la información sensible de los Asociados de Negocios, colaboradores y partes interesadas al Ing. Néstor Raúl Jiménez Silva).
DISPONIBILIDAD
El titular de la información podrá en cualquier momento y sin restricciones obtener información acerca de sus datos que MAXXILLANTAS S.A. sea responsable o tenga almacenada para el desarrollo del objeto social y dándole aplicación a la ley 1581 del 17 de octubre del 2012.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
Los datos personales y/o sensibles que reposen en las bases de datos de MAXXILLANTAS S.A. serán usados por la organización sólo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal o cuando el responsable de la información lo certifique, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros sin la previa autorización correspondiente.
Los datos personales bajo custodia de MAXXILLANTAS S.A. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley; salvo en aquellos casos en que la información personal y/o sensible del titular sea objeto de una actividad de naturaleza pública y en los casos que dicte la Ley.
TEMPORALIDAD DEL DATO
Agotada la finalidad de la actividad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal y/o sensible, MAXXILLANTAS S.A. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin, excepto en los casos en los cuales el responsable de la información autorice que se conserve dicha información en las bases de datos al interior de la organización por necesidad de presentar informes a las autoridades competentes dentro del desarrollo del objeto social de la organización.
SEGURIDAD DEL DATO
MAXXILLANTAS S.A. , en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de INTEGRIDAD, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales y/o sensibles; las cuales están controlados por el acuerdo de confidencialidad autorización para el tratamiento de datos personales y aviso de privacidad, de cualquier actividad de carácter comercial, administrativa u organizacional y serán de obligatorio cumplimiento conforme lo establecido en la ley estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012.
PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES
Conforme la clasificación de los datos personales y/o sensibles, MAXXILLANTAS S.A. Cuenta con las medidas de seguridad de nivel alto, donde se mitiga el riesgo de una adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de datos de carácter sensible, para lo cual se cuentan con las claves necesarias para el acceso a la información magnética o la aplicación de las debidas diligencias en la web.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
1). Derecho de Acceso. El titular de la información podrá en cualquier momento acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
2). Derecho de Actualización. Podrá el titular de la información personal y/o sensible en cualquier momento solicitar la actualización sus datos cuando éstos hayan tenido alguna modificación.
3). Derecho de Rectificación. Podrá el titular en cualquier momento solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes en aquellos casos en que la información personal y/o sensible del titular sea objeto de una actividad de naturaleza pública y los que dicte la Ley.
4). Derecho de Cancelación. Podrá el titular del dato solicitar la cancelación de sus datos personales y/o sensibles o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas.
5). Derecho a la Revocatoria del Consentimiento. Podrá en cualquier momento el titular de los datos personales y/o sensibles revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a MAXXILLANTAS S.A. o al Responsable de la información para un tratamiento con determinada finalidad; con excepción de los casos en que la información personal y/o sensible del titular sea objeto de una actividad de naturaleza pública y los que dicte la Ley.
6). Derecho de Oposición. Podrá el titular del dato oponerse al tratamiento de sus datos personales y/o sensibles, excepto en los casos en que el dato sea utilizado para una actividad de naturaleza pública y en los casos que dicte la Ley.
7). Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones. Podrá en cualquier momento el titular del dato personal y/o sensible presentar ante MAXXILLANTAS S.A. la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos.
8). Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
a). Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
b). Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
c). Cuando se trate de datos personales y/o sensibles en desarrollo de una actividad pública.
d). En casos de emergencia médica o sanitaria.
e). Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
f). Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
DEBERES DE MAXXILLANTAS S.A.
1). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3). Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos que la ley establece.
4). Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días según {ley 1581 de 2012, art. 18.Lit. d)} hábiles contados a partir de su recibo siempre y cuando se constate la veracidad del dato en concordancia con el principio de calidad o veracidad del dato consignado.
5). Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente norma y en la ley.
6). Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente política de protección de datos personales y/o sensibles y la ley. (ley 1581 de 2012, art. 18.Lit. g).
7). Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal, a menos de que se trate de un procedimiento de naturaleza judicial con dato público consecuencia del objeto social de MAXXILLANTAS S.A. (ley 1581 de 2012, art. 18.Lit. h).
8). Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9). Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
10). Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12). Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales y/o sensibles.
13). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
14). Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en las políticas de protección de datos personales y/o sensibles y en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, las cuales están soportadas por el acuerdo de confidencialidad autorización para el tratamiento de datos personales y aviso de privacidad.
15). Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
16). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
17). Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
18). Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
19). Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
20). Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las políticas de protección de datos personales y/o sensibles y en la ley.
21). Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
22). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Convención y en la ley.
23). Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales y/o sensibles.
24). Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos persones y/o sensibles.
25). Llevar un registro central de las bases de datos que contengan información de datos personales y/o sensibles que comprendan el historial de su creación, tratamiento de la información y cancelación de datos personales y/o sensibles.
26). Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos de información personal contenidos en los sistemas de información.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
MAXXILLANTAS S.A. cuenta con medidas necesarias para garantizar el uso de los derechos de la información, acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición de los titulares de los datos, para lo cual cuenta con un procedimiento de comunicación que permite generar las acciones necesarias para que, en el menor tiempo posible se resuelva de manera óptima y definitiva la inquietud formulada por el titular de la información acerca de sus datos personales y/o sensibles que reposen en las bases de datos de la organización.
En el evento en que usted considere que MAXXILLANTAS S.A. , dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación escrita al e-mail [email protected]
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud a: [email protected] o a través de la línea telefónica (0574) 44417426
El tiempo máximo de respuesta al titular de los datos en caso de presentarse queja o reclamo acerca del uso de sus datos personales, será de cinco (5) días hábiles contados a partir del momento de ser presentado el requerimiento, conforme lo establecido en la Ley 1581 de 2012, art. 18.Lit. d.